Ecolife inspireert en motiveert burgers, verenigingen en organisaties tot duurzaam leven en ecologische gedrags- en organisatieverandering. We verzamelen en verspreiden informatie over milieu-impact en milieuwinst van duurzaam gedrag en ontwikkelen methodieken en instrumenten op maat van diverse doelgroepen. Ook begeleiden we veranderingstrajecten binnen organisaties in samenwerking met personeel en stakeholders. Om ons team te versterken zijn we op zoek naar een gedreven office manager.

Functie

Als office manager ben je mee spilfiguur in onze organisatie. Je voert diverse administratieve en logistieke taken uit met het oog op een gesmeerde dagelijkse werking van de organisatie. Je coördineert de personeels- en projectadministratie, volgt de boekhouding op en bewaakt mee het financieel beheer van alle  projecten.  Hiervoor werk je nauw samen met de directeur en de projectcoördinatoren.

Taken

  • Coördinatie personeelsbeleid
    • Opvolging van de loonadministratie
    • Opvolging van sociaal secretariaat, werkgeversfederatie en bedrijfsgeneeskundige dienst
    • Beheer van arbeidscontracten e.a. administratieve documenten
    • Aanspreekpunt m.b.t. personeelszaken
  • Opvolging boekhouding
    • Uitvoering van facturatie, bankverrichtingen en betalingen
    • Voorbereiding van tussentijdse kwartaalafrekeningen, jaarrekening en begroting
    • Contactpersoon voor extern boekhoudkantoor
  • Uitvoering projectadministratie
    • Administratieve opvolging van nieuwe en lopende projecten
    • Opvolging van tussentijdse facturatie van projecten
    • Eindfacturatie van projecten en communicatie hierover naar partners en opdrachtgevers
  • Office management
    • Aanspreekpunt voor diverse organisaties en freelancers
    • Logistieke en administratieve ondersteuning van de dagelijkse werking
    • Opmaak van jaarlijkse rapportering t.a.v. de Vlaamse overheid – dep. Omgeving
    • Opvolging verzekeringen, belastingen en vzw- en andere wetgeving
    • Beheer van tijdsregistratie en organisatiekalender
    • Permanentie secretariaat en toezicht op voorraad van materialen en onderhoud van de lokalen

Profiel

  • Je hebt affiniteit met onze missie, visie en waarden
  • Je genoot een relevante opleiding op bachelorniveau of gelijkwaardig door ervaring
  • Je hebt een ruime kennis van en ervaring met financiën, arbeidswetgeving en loonadministratie
  • Je kan zelfstandig werken in constructief overleg met collega’s en partnerorganisaties
  • Je hebt oog voor verbeteringskansen en neemt het nodige initiatief
  • Je combineert een oog voor nauwkeurigheid en detail met een helikopterperspectief
  • Je bent betrouwbaar en gaat discreet om met betrouwbare informatie
  • Je bent handig met Microsoft Office, digitale tools en softwaretoepassingen
  • Je bent stipt in het opvolgen van afspraken en behalen van deadlines
  • Je werkt graag in een klein gedreven team waar ook jouw kijk op de zaken sterk geapprecieerd wordt

Ons aanbod

  • Gevarieerde en boeiende job in een geëngageerd multidisciplinair team
  • Werk in een maatschappelijk relevante sector in volle ontwikkeling
  • Leerrijke omgeving en sterke betrokkenheid bij de inhoudelijke dagelijkse werking
  • Aangename werkplek in het centrum van Leuven

Praktisch

  • 50% tewerkstelling
  • Contract van onbepaalde duur
  • Barema B1a PC 329.01 – bruto voltijds maandloon € 2 864,04, te verhogen met relevante anciënniteit
  • Flexibiliteit in werktijden en -locaties; ruime mogelijkheid tot thuiswerk
  • Vergoeding woon-werkverkeer, extra legale feestdagen en anciënniteitsverlof
  • Onmiddellijke indiensttreding

Heb je interesse, zend dan je motivatiebrief en CV voor 15 maart 2021 naar bruno.verbeeck@ecolife.be, directeur Ecolife. De ontvangst van je mail wordt bevestigd.

Geselecteerde kandidaten worden in de week van 22-26 maart gecontacteerd voor een gesprek, ofwel online of fysiek bij Ecolife, Valkerijgang 26 te Leuven. Kandidaten die niet weerhouden worden voor het gesprek, ontvangen nadien bericht. Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Voor meer inlichtingen kan je contact opnemen met Bruno Verbeeck, directeur Ecolife op 016 22 21 03 of bruno.verbeeck@ecolife.be. Meer info over Ecolife op www.ecolife.be.